Lo que hace un QR, y lo que no
Un código QR es solo un texto dibujado en cuadros. No sabe si la persona ya entró ni si la boleta es válida. Quien decide es el sistema que lo lee en la puerta. Por eso la pregunta importante no es cómo generar el QR, sino cómo se valida.
Opción 1: un generador de QR gratis
Los generadores gratuitos crean un código en segundos. Sirven para llevar a alguien a una página web, pero no para controlar un ingreso:
- Si todos reciben el mismo QR, cualquiera que tenga una foto puede entrar.
- Si cada uno recibe un QR distinto, nadie en la puerta sabe si ese código ya se usó.
- Con varias puertas, cada portero ve solo lo que pasa en la suya.
Opción 2: códigos únicos en una hoja de cálculo
Un paso mejor es crear un código distinto por persona en una hoja de cálculo y marcar quién entra. Funciona en eventos pequeños con una sola puerta, pero tiene límites: la marca es manual, dos puertas no comparten la misma lista en tiempo real y, si se cae internet, la hoja deja de actualizarse.
Opción 3: un sistema de control de acceso
Un sistema de control de acceso resuelve lo que las otras opciones no pueden. Esto es lo que debería tener:
- Un QR único y opaco por persona, que no lleve datos personales a la vista.
- Una firma en cada código, para que nadie pueda fabricar uno válido.
- Validación central: todas las puertas consultan la misma fuente y el primer uso cierra el código.
- Modo sin internet: la puerta sigue validando con una lista guardada y el servidor resuelve los choques al sincronizar.
- Registro de cada intento, con hora y puerta, que no se pueda editar.
Paso a paso para tu evento
- Define el evento: fecha, ventana de ingreso y aforo.
- Define las puertas y quién estará en cada una.
- Arma la lista de asistentes con los datos mínimos y su autorización, según la Ley 1581 de 2012.
- Emite un QR por persona y entrégalo por correo, WhatsApp o impreso.
- Prueba la lectura en la puerta antes del evento, con la luz y la señal reales del lugar.
- Ten un plan si se cae internet: que la puerta pueda seguir validando.
- Después del evento, revisa el registro de ingresos y los rechazos.
Errores comunes
- Meter el nombre o la cédula dentro del QR, a la vista de cualquiera que lo lea.
- Enviar el mismo QR a todos los asistentes.
- Mandar un PDF que se puede reenviar sin que nadie se entere.
- No probar la señal ni la luz de la puerta antes del evento.
- No saber qué decir cuando un QR se rechaza. Ver la guía para evitar boletas duplicadas.