1. Responsable
El responsable del tratamiento de los datos personales de este sitio y de las cuentas de fluye es Cognitia Lab S.A.S., NIT 902.012.482-0, con domicilio en la CL 43 54 139, Rionegro, Antioquia, Colombia. Puedes escribirnos a contacto@cognitia.com.co.
Esta política complementa los términos y condiciones y aplica al sitio fluye.vip, al panel y a la aplicación de puerta.
2. Marco legal
Tratamos los datos personales conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (hoy incorporado en el Decreto 1074 de 2015) y las normas que los modifiquen o complementen. La autoridad de control es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
3. Datos que tratamos
- Quien nos escribe por el formulario: nombre, correo y el mensaje que envíe.
- El equipo de un cliente: nombre, correo, rol (administrador, coordinador, programador o portero) y registros de acceso a la cuenta.
- El público de un evento: lo que el cliente cargue, por ejemplo nombre, correo o teléfono y el código de la entrada, más el registro de cada ingreso con su hora, su puerta y su resultado. Ver la sección 9.
- Datos técnicos: dirección IP y datos del navegador que quedan en los registros del servidor, para la seguridad y el buen funcionamiento del sitio.
No tratamos datos sensibles ni biométricos. fluye no toma fotos del público ni usa reconocimiento facial.
4. Para qué los usamos
- Responder tus consultas y contactarte sobre fluye.
- Crear y administrar cuentas, y prestar el servicio de control de ingresos.
- Mantener la seguridad, prevenir el fraude y resolver reclamos.
- Facturar y cumplir obligaciones legales y contables.
- Mejorar el servicio con información agregada, que no identifica a nadie.
No vendemos datos personales ni los usamos para publicidad de terceros.
5. Autorización
Al enviar el formulario o crear una cuenta nos das tu autorización para tratar tus datos para las finalidades de la sección 4. Puedes revocarla cuando quieras escribiendo a contacto@cognitia.com.co, salvo cuando exista un deber legal o contractual de conservar el dato.
6. Tus derechos
Como titular puedes:
- Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
- Pedir prueba de la autorización que nos diste.
- Ser informado sobre el uso que hemos dado a tus datos.
- Presentar quejas ante la SIC por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite ante nosotros.
- Revocar la autorización y pedir la supresión de tus datos cuando no se respeten los principios y garantías de la ley.
- Acceder de forma gratuita a tus datos.
7. Cómo ejercerlos
Escribe a contacto@cognitia.com.co con tu nombre, tu número de identificación, qué quieres pedir y un correo o dirección para responderte.
- Consultas: las respondemos en máximo 10 días hábiles. Si necesitamos más tiempo, te avisamos y la respuesta llega en máximo 5 días hábiles más.
- Reclamos (corregir, suprimir o revocar): los atendemos en máximo 15 días hábiles, ampliables hasta 8 días hábiles más con aviso. Si tu reclamo está incompleto, te pediremos lo que falte dentro de los 5 días siguientes. Si pasan dos meses sin que lo completes, entenderemos que desististe.
8. Niñas, niños y adolescentes
Solo tratamos datos de menores de edad en su interés superior y con la autorización de sus representantes legales. fluye no recoge datos de menores directamente a través de este sitio. Cuando un cliente, por ejemplo un colegio, carga datos de menores para un evento, el cliente es responsable de contar con esa autorización.
9. Datos del público de un evento
Cuando un cliente usa fluye para controlar el ingreso a un evento, el responsable de los datos del público es el cliente y Cognitia actúa como encargado: los trata solo para prestar el servicio y según las instrucciones del cliente. Si eres parte del público y quieres ejercer tus derechos, puedes escribirnos y trasladaremos tu solicitud al cliente para que la responda en los plazos de la ley.
10. Proveedores y transferencias
Usamos proveedores de infraestructura para alojar el sitio y los datos, como Google Cloud, Supabase y GoDaddy. Algunos de sus servidores pueden estar fuera de Colombia. Solo compartimos datos con esos proveedores para prestar el servicio, y con autoridades cuando la ley lo exija. No los compartimos con otros terceros.
11. Seguridad
Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables: los datos de cada organización están separados con reglas en la propia base de datos, el acceso depende del rol, las conexiones van cifradas por HTTPS, el registro de ingresos no se puede editar y las llaves y contraseñas no se guardan en el código. Ningún sistema es infalible. Si ocurre un incidente que afecte tus datos, actuaremos conforme a la ley.
Puedes ver cómo está armado el servicio en la página de arquitectura tecnológica.
12. Conservación
Conservamos los datos mientras dure la relación con el cliente y hasta 12 meses después, salvo que la ley exija otro plazo. Luego los eliminamos o los anonimizamos.
13. Cookies y rastreo
Este sitio no usa cookies de seguimiento ni herramientas de analítica de terceros. Las tipografías se sirven desde el propio sitio. Si algún día añadimos analítica, actualizaremos esta política y pediremos tu autorización cuando corresponda.
14. Cambios
Podemos actualizar esta política. Publicaremos la versión nueva con su fecha, y si el cambio es importante lo avisaremos por correo a los clientes con contrato vigente.
Versión 1.0, vigente desde el 6 de noviembre de 2026.