1. Quiénes somos
fluye es un servicio de control de ingresos a escenarios y eventos, operado por Cognitia Lab S.A.S., sociedad colombiana con NIT 902.012.482-0, domiciliada en la CL 43 54 139, Rionegro, Antioquia, Colombia. En estos términos, «Cognitia», «nosotros» y «fluye» se refieren a esa sociedad. Nos escribes a contacto@cognitia.com.co.
El servicio se presta en fluye.vip, en app.fluye.vip y en la aplicación de puerta. fluye es una marca y un servicio independientes de otros servicios de Cognitia, con su propia infraestructura y sus propios datos.
2. Aceptación y cambios
Al crear una cuenta, contratar el servicio o usarlo, aceptas estos términos. Si usas fluye en nombre de una organización, declaras que tienes poder para obligarla.
Podemos actualizar estos términos. Publicaremos la versión nueva con su fecha y, si el cambio afecta de forma importante a un cliente con contrato vigente, se lo avisaremos por correo con al menos 15 días de anticipación. Si sigues usando el servicio después de esa fecha, aceptas la versión nueva. Si no estás de acuerdo, puedes terminar el servicio según la sección 17.
3. Definiciones
- Cliente: la organización (ente municipal, liga, productora, empresa, recinto u otra) que contrata fluye para controlar ingresos.
- Equipo del cliente: las personas del cliente con acceso al panel o a la aplicación de puerta, con alguno de los roles de la sección 5.
- Público: las personas que asisten a un evento del cliente y presentan una entrada.
- Entrada: la credencial con código QR que identifica el derecho de una persona a ingresar a un evento.
- Escenario, puerta y evento: el lugar, el punto de control y la sesión con fecha, ventana de ingreso y aforo que el cliente configura.
- Ingreso: cada validación de una entrada en una puerta, admitida o rechazada, que fluye registra.
- Servicio: la plataforma fluye, que incluye el panel, la aplicación de puerta, las funciones de validación y los demás módulos que activemos para el cliente.
4. Quién puede usar fluye
Para contratar fluye necesitas ser mayor de edad con capacidad legal, o representar legalmente a una organización constituida. Solo el cliente contrata con nosotros. El público no necesita cuenta para entrar a un evento: basta con su entrada.
5. Cuentas y roles
El cliente designa a sus administradores. Cada organización puede tener cuatro roles: administrador, coordinador, programador y portero. Los tres primeros configuran escenarios, puertas, eventos y entradas; el portero valida en la puerta.
El cliente responde por quién tiene acceso, por mantener actualizados los roles y por retirar el acceso de quien deje de trabajar con él. Las credenciales son personales: no se comparten. Si sospechas de un acceso no autorizado, avísanos de inmediato a contacto@cognitia.com.co. Lo que se haga con una cuenta se entiende hecho por su titular, salvo que nos avises antes del acceso indebido.
6. El servicio
Hoy fluye ofrece control de puerta: emisión y validación de entradas por QR, aforo en vivo por evento y por puerta, registro de cada ingreso y validación sin señal con sincronización posterior.
La boletería (venta e inscripción) y la integración con torniquetes son etapas posteriores. Cuando existan, las activaremos con condiciones propias, que se sumarán a estos términos. Hasta entonces no son parte del servicio y no están prometidas con una fecha.
Podemos mejorar, cambiar o retirar funciones. Si retiramos una función que el cliente usa y que figura en su contrato, lo avisaremos con anticipación razonable.
7. Reglas de ingreso
- Una entrada admite un ingreso. Si el evento permite reingreso, el cliente lo configura y esa regla aparece en el evento.
- Una entrada solo es válida dentro de la ventana de fecha y hora del evento, en una puerta de esa organización y mientras esté activa.
- El cliente puede anular una entrada. Una entrada anulada no entra.
- Sin señal, la aplicación de puerta valida con la lista de entradas sincronizada en el dispositivo. Al volver la conexión, sube los ingresos pendientes. Si dos puertas admiten el mismo QR sin conexión, el servidor decide cuál ingreso queda registrado como válido y marca el otro como duplicado. Esa decisión prevalece sobre la de la puerta.
- El registro de ingresos es inmutable: no se edita ni se borra desde el panel. Solo se corrige con una nota posterior, y su eliminación sigue lo previsto en las secciones 10 y 17.
- El mensaje que ve el portero es una ayuda para decidir. La decisión final de dejar entrar o no a una persona es siempre del cliente.
8. Obligaciones del cliente
El cliente se compromete a:
- Tener derecho a realizar sus eventos y a operar los escenarios, y contar con los permisos, licencias y planes de emergencia que la ley exija.
- Fijar el aforo de cada evento conforme a la ley y a la capacidad real del escenario. fluye cuenta ingresos; no sustituye el control de aforo, la seguridad ni la atención de emergencias que corresponden al cliente.
- Tratar los datos del público conforme a la sección 10, informarles su tratamiento y contar con su autorización cuando sea necesaria.
- Entregar información veraz sobre los eventos y el público, y mantenerla actualizada.
- Capacitar a su equipo de puerta y dar a las personas un trato digno, sin discriminación, también cuando se rechace una entrada.
- Disponer de dispositivos, cámara y conexión adecuados para la aplicación de puerta.
9. Uso aceptable
No se permite usar fluye para:
- Actividades ilegales o eventos prohibidos por la ley.
- Discriminar a personas por razón de raza, género, orientación, religión, discapacidad u otra condición protegida.
- Falsificar, copiar o revender entradas, o eludir las reglas de ingreso.
- Intentar acceder sin permiso a cuentas, datos de otras organizaciones o a nuestra infraestructura.
- Probar vulnerabilidades, hacer ingeniería inversa, automatizar el servicio de forma que afecte su rendimiento, o introducir código malicioso.
- Recolectar datos del público para fines distintos de los del evento.
Si encuentras una falla de seguridad, escríbenos a contacto@cognitia.com.co antes de divulgarla. La atenderemos sin acciones en tu contra si actuaste de buena fe.
10. Datos personales
Cumplimos la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (hoy incorporado en el Decreto 1074 de 2015) y las normas que los modifiquen. Los roles son estos:
- Datos del equipo del cliente (nombre, correo, rol, registros de acceso): Cognitia es responsable del tratamiento. Los usamos para crear la cuenta, autenticar, dar soporte, mantener la seguridad y cumplir obligaciones legales.
- Datos del público (por ejemplo nombre, correo o teléfono, el código de la entrada, y el registro de hora y puerta de cada ingreso): el responsable es el cliente, y Cognitia actúa como encargado y los trata solo para prestar el servicio y según las instrucciones del cliente. Si el cliente no tiene autorización del titular, no debe cargar sus datos.
fluye no usa datos sensibles ni biométricos. No tomamos fotos ni reconocimiento facial del público. El cliente no debe cargar datos de salud ni de otra categoría sensible, y responde por la autorización de los representantes cuando se trate de niñas, niños y adolescentes, cuyos datos se tratan solo en su interés superior.
Los titulares pueden conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, y revocar su autorización, escribiendo a contacto@cognitia.com.co. Si el dato pertenece a un evento de un cliente, trasladaremos la solicitud al cliente y lo apoyaremos para responderla en los plazos de la ley. También pueden acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio.
Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables: aislamiento de datos por organización, control de acceso por rol, cifrado en tránsito y registro de ingresos inmutable. Conservamos los datos mientras dure el contrato y hasta 12 meses después, salvo que la ley exija otro plazo; luego los eliminamos o anonimizamos. Los datos pueden alojarse en servidores fuera de Colombia, con proveedores que ofrecen niveles de protección adecuados. Nuestra política de privacidad complementa esta sección.
11. Entradas y compras del público
fluye valida entradas; no las vende. Quien vende es el cliente (o su aliado de boletería). El precio, las devoluciones, el retracto, la reprogramación o cancelación de un evento y la atención al público son responsabilidad del cliente, conforme a la ley colombiana de protección al consumidor. Cognitia no es parte en la compra entre el cliente y el público.
Si una persona no logra entrar, el cliente debe tener una forma de atenderla en el sitio. Nuestro mensaje de puerta indica la causa (por ejemplo, QR ya usado o fecha distinta) para que el equipo del cliente la resuelva.
12. Disponibilidad y soporte
Hacemos lo razonable para que el servicio esté disponible, pero no prometemos que funcione sin interrupciones ni errores. Hacemos mantenimientos y los avisamos cuando es posible. La validación sin señal existe justamente para que la puerta siga operando si falla la conexión.
El soporte se presta por correo en días hábiles y. Los niveles de servicio específicos, como tiempos de respuesta o disponibilidad objetivo, se pactan en el contrato de cada cliente.
13. Planes, precios y pagos
Los precios, el plan y la forma de pago constan en la propuesta o el contrato del cliente. Salvo que se indique otra cosa, están en pesos colombianos (COP) y no incluyen IVA ni otros impuestos aplicables, que se suman según la ley. Facturamos electrónicamente a los datos que el cliente nos dé.
El retraso en el pago causa intereses de mora a la tasa máxima legal permitida y puede llevar a suspender el servicio, previo aviso por correo. Los pagos hechos no son reembolsables, salvo que la ley o el contrato prevean otra cosa..
14. Propiedad intelectual
fluye, su software, su diseño, sus pictogramas, su logotipo y su nombre son de Cognitia o de sus licenciantes. La marca fluye está en proceso de protección y no usamos el símbolo ® hasta que se conceda. Te damos una licencia limitada, no exclusiva, no transferible y revocable para usar el servicio mientras dure tu contrato. No puedes copiar, modificar, sublicenciar ni usar nuestra marca sin permiso escrito.
Los contenidos y datos que cargas (nombres de eventos, listas, imágenes) siguen siendo tuyos. Nos autorizas a tratarlos solo para prestarte el servicio. Si nos envías comentarios o sugerencias, podemos usarlas para mejorar fluye sin deberte compensación.
15. Confidencialidad
Cada parte mantendrá reservada la información no pública que reciba de la otra, como datos de eventos, precios y detalles técnicos, y la usará solo para cumplir el contrato. Esto no aplica a información que sea pública sin culpa de quien la recibe, que ya se conociera legítimamente, o que una autoridad ordene entregar. En ese último caso avisaremos si la ley lo permite.
16. Límite de responsabilidad
Respondemos por los daños que causemos por incumplir estos términos, en los límites de la ley. Salvo dolo o culpa grave, y salvo lo que la ley no permita limitar, nuestra responsabilidad total frente a un cliente por todos los reclamos de un periodo de doce meses no excederá lo que ese cliente nos pagó en los 12 meses anteriores al hecho. No respondemos por lucro cesante, pérdida de oportunidades ni daños indirectos, ni por fallas de internet, energía, dispositivos o terceros ajenos a nuestro control.
El cliente responde por sus eventos, por la seguridad y el aforo de sus escenarios, por sus decisiones de admitir o rechazar personas y por el trato a su público. El cliente mantendrá indemne a Cognitia frente a reclamos del público o de terceros derivados de esas responsabilidades. Nada de lo anterior limita derechos irrenunciables del consumidor ni del titular de datos.
17. Suspensión y terminación
El cliente puede terminar el servicio con aviso por correo, con 30 días de anticipación o según su contrato. Podemos suspender o terminar el acceso si el cliente incumple estos términos, no paga, usa el servicio de forma ilegal o pone en riesgo la seguridad del servicio o de otros clientes. Cuando sea posible, avisaremos antes y daremos un plazo razonable para corregir.
Al terminar, el cliente puede pedir una exportación de sus datos durante 30 días. Pasado ese plazo, eliminaremos o anonimizaremos los datos, salvo los que debamos conservar por ley. Las secciones que por su naturaleza deban continuar (propiedad intelectual, confidencialidad, responsabilidad, datos y ley aplicable) siguen vigentes.
18. Fuerza mayor
Ninguna parte responde por incumplimientos causados por fuerza mayor o caso fortuito, como desastres naturales, actos de autoridad, conflictos, cortes generales de energía o de internet, o fallas masivas de proveedores de infraestructura. La parte afectada avisará y retomará el cumplimiento cuando cese el hecho.
19. Peticiones, quejas y reclamos
Escríbenos a contacto@cognitia.com.co o a la CL 43 54 139, Rionegro, Antioquia. Responderemos en los plazos que fija la ley, y en todo caso con la mayor rapidez posible. Si eres consumidor o titular de datos y no quedas conforme, puedes acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio.
20. Ley aplicable y conflictos
Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Antes de acudir a un juez, las partes buscarán resolver la diferencia de buena fe y por trato directo durante 30 días calendario desde el aviso escrito. Si no se resuelve, será competente la justicia ordinaria de Rionegro, Antioquia, sin perjuicio de las competencias de las autoridades de protección al consumidor y de datos personales.
21. Disposiciones generales
- Acuerdo completo. Estos términos, la propuesta o el contrato del cliente y la política de datos forman el acuerdo. Si hay diferencias, el contrato firmado prevalece sobre estos términos.
- Divisibilidad. Si una parte es inválida, el resto sigue vigente.
- Cesión. El cliente no puede ceder su contrato sin nuestro consentimiento escrito. Cognitia puede cederlo a una sociedad que continúe el negocio, con aviso.
- Notificaciones. Las hacemos al correo registrado del cliente y valen desde que las enviamos. El cliente nos escribe a contacto@cognitia.com.co.
- No renuncia. Que no exijamos un derecho en un momento no significa que renunciemos a él.
- Idioma. La versión en español es la que vale.