Siete escenarios, una puerta
Cada caso parte de lo que fluye hace hoy. Los escenarios y las cifras son de ejemplo, no clientes reales.
Entes municipales
Final de voleibol en el coliseo, con entrada libre e inscripción previa.
- Escenario
- Coliseo municipal
- Puertas
- Oriental, Occidental y una accesible
- Evento
- Sáb 21 nov, ingreso de 2:00 a 8:00 p. m.
- Aforo
- 3.000 personas
- Equipo
- 1 administrador, 1 coordinador, 6 porteros
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Antes: una entrada por persona inscrita
La secretaría de deporte emite una entrada por cada inscrito. Cada QR queda a su nombre y vale solo ese sábado, dentro de esa ventana horaria.
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En la puerta: el portero mira el color
Escanea y la pantalla entera cambia. Si todo está bien, saluda por el nombre y dice por cuál puerta pasó.
Adelante, Laura. Puerta Oriental.
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Cuando algo no cuadra: se explica con calma
Quien llega otro día o repite un QR recibe la razón exacta, con la hora y la puerta. Nunca se le culpa.
Esta entrada es para el sáb 21 nov.
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Durante: el aforo, contra el máximo
La coordinación ve cuántas personas han entrado, puerta por puerta, y decide cuándo reforzar una puerta o cerrarla.
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Después: un registro que no se edita
Cada intento queda guardado con su hora y su puerta, admitido o rechazado. Nadie lo corrige desde el panel. Sirve para rendir cuentas sobre el evento.
Ligas
Jornada de fútbol aficionado en tres canchas de barrio, con porteros voluntarios.
- Escenarios
- Tres canchas, cada una con su puerta
- Evento
- Una jornada por cancha, un sábado
- Entradas
- Personas del club y público general
- Aforo
- El de cada cancha
- Equipo
- 1 administrador de la liga, 1 coordinador por cancha, voluntarios como porteros
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Antes: una jornada por cancha
La liga crea cada jornada con su ventana y su aforo. Emite entradas de persona para jugadores y cuerpo técnico, y entradas generales para el público.
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En la puerta: un voluntario, su celular
El voluntario no lee reglas. Mira el color de la pantalla: verde, deja pasar; otro color, el mensaje dice qué hacer.
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Sin señal: la puerta no se detiene
En la cancha no hay cobertura. La aplicación valida con la lista que ya tiene y guarda cada ingreso. Al volver la conexión, los sube.
Sin señal. Seguimos validando y sincronizamos al volver.
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Si un QR llega a dos puertas sin señal
Al sincronizar, el servidor decide cuál ingreso queda como válido y marca el otro como duplicado. Esa decisión prevalece sobre la de la puerta.
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Después: cada cancha por separado
La liga ve los ingresos de cada cancha y de cada puerta. Vender las entradas del torneo llega con la boletería, una etapa posterior.
Productoras de eventos
Concierto con tres puertas, entradas que se mueven y cero tiempo para discutir.
- Escenario
- Recinto alquilado para la noche
- Puertas
- Norte, Sur y Acreditados
- Evento
- Viernes, ingreso de 6:00 a 10:00 p. m.
- Aforo
- 5.000 personas
- Entradas
- Público, y credenciales de persona para staff y acreditados
- Equipo
- 1 coordinador general, 1 jefe por puerta, porteros por la noche
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Antes: anular lo que se reembolsa o se pierde
Si una entrada se devuelve o se extravía, el coordinador la anula. Desde ese momento no entra por ninguna puerta.
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La foto compartida del QR
Dos personas llegan con el mismo código. La primera entra. A la segunda se le dice a qué hora y por dónde entró el código, sin acusarla.
Este QR entró a las 8:12 p. m. por la Puerta Norte.
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El QR firmado no se inventa
Cada código lleva una firma que solo fluye puede generar para esa organización. Una captura o un código armado a mano no sirve.
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Entrada anulada: el supervisor decide
El portero no discute. La pantalla indica llamar al supervisor, que resuelve cada caso aparte.
Esta entrada fue anulada. Llama al supervisor.
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Durante y después: ver y repartir
El coordinador ve el ingreso por puerta y mueve personal hacia donde más hace falta. Al cerrar, cada intento admitido o rechazado queda registrado para revisar reclamos.
Empresas
Jornada corporativa solo para invitados, con nombre propio y una sola recepción.
- Escenario
- Auditorio de la sede o de un hotel
- Puertas
- La recepción
- Evento
- Un día, ingreso de 7:30 a 10:00 a. m.
- Aforo
- El número de invitados
- Entradas
- De persona, a nombre de cada invitado
- Equipo
- 1 administrador de eventos, 2 recepcionistas como porteros
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Antes: una lista cerrada
La empresa carga a sus invitados con los datos mínimos, nombre y correo. Cada uno tiene su QR. La empresa es responsable de esos datos y fluye los trata solo para validar el ingreso.
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En la recepción: saludo por el nombre
La recepcionista escanea y la pantalla muestra el nombre. El invitado se siente esperado y la fila no se detiene.
Adelante, Laura. Recepción.
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El invitado que no está en la lista
La recepcionista no improvisa. Si la empresa lo autoriza, el administrador emite su entrada en ese momento y el QR queda listo para escanear.
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Durante: quién llegó y a qué hora
Recursos humanos ve las llegadas en vivo contra la lista y sabe cuándo empezar sin esperar a nadie.
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Después: asistencia sin planillas
La lista de quienes entraron, con su hora, queda registrada y no se edita. Si la sede tiene torniquetes, conectarlos es parte de la tercera capa.
Recintos
Teatro con una función distinta cada noche del mes, en la misma sala y las mismas puertas.
- Escenario
- Teatro con una sala
- Puertas
- Principal y accesible
- Eventos
- Una función por noche, creadas con anticipación
- Aforo
- La capacidad de la sala
- Equipo
- 1 administrador, 1 programador de agenda, porteros por turno
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Antes: la agenda no toca las puertas
El programador crea cada función con su ventana y su aforo. No cambia las puertas ni el equipo, que el administrador ya dejó definidos.
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Cada entrada vale una sola función
Quien llega la noche equivocada se entera con una línea clara, sin que el portero tenga que revisar boletos de papel.
Esta entrada es para el sáb 21 nov.
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En la puerta accesible y en el sótano
La puerta accesible usa la misma pantalla y las mismas reglas. Si el foyer no tiene señal, la validación sigue y sincroniza después.
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Durante: la sala, función por función
El administrador ve el aforo de la función en curso. Cada noche empieza en cero, sin mezclarse con las anteriores.
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Después: el historial de la temporada
Los registros de cada función quedan separados y consultables. Los abonos de temporada llegarán después. Hoy cada función tiene sus propias entradas.
Colegios
Festival de fin de año con cupos por familia y el auditorio lleno de acudientes.
- Escenario
- Auditorio del colegio
- Puertas
- Principal y accesible
- Evento
- Sáb 5 dic, ingreso de 5:00 a 6:30 p. m.
- Aforo
- 600 personas
- Entradas
- 4 por estudiante, a nombre del acudiente
- Equipo
- 1 coordinador del colegio, docentes y vigilancia como porteros
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Antes: cuatro cupos por estudiante
Secretaría emite cuatro entradas por estudiante. Cada una queda a nombre del acudiente y vale solo ese día. El colegio carga solo lo necesario: nombre del acudiente y su correo.
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Los datos de los menores se cuidan
fluye no usa fotos ni reconocimiento facial y no pide datos sensibles. Los datos de niñas, niños y adolescentes los trata el colegio, con autorización de sus representantes, y siempre en su interés superior.
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En la puerta: la familia entra sin fila
Un docente de turno escanea las entradas de la familia. Cada escaneo es un ingreso y la pantalla saluda por el nombre del acudiente.
Adelante, Marta. Puerta principal.
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Cuando una entrada ya se usó
Una familia con una entrada que ya entró no recibe un regaño. Le dicen a qué hora y por dónde se usó, y la coordinación decide.
Este QR entró a las 5:12 p. m. por la Puerta Principal.
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Hoy una entrada admite un ingreso
Si alguien sale a mitad del acto, su entrada ya no abre de nuevo. El reingreso es una función planeada que el colegio podrá activar por evento. Mientras tanto, la coordinación define cómo atender esos casos.
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Durante y después: aforo y registro
La coordinación ve el aforo contra los 600 y decide cuándo cerrar puertas. Al terminar, queda el listado de ingresos por entrada, con hora y puerta, y no se puede editar.
Copropiedades
Asamblea de propietarios donde el QR abre la puerta y valida el voto de cada unidad.
- Escenario
- Salón comunal de un conjunto residencial
- Puertas
- La entrada al salón
- Evento
- Asamblea ordinaria, sáb 21 nov, ingreso de 8:00 a 9:00 a. m.
- Unidades
- 120 apartamentos, cada uno con su coeficiente
- Entradas
- Una por unidad, a nombre del propietario o de su apoderado
- Equipo
- 1 administrador y 2 miembros del consejo como porteros
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Este caso incluye una función en diseño. Hoy fluye controla el ingreso a la asamblea. El quórum por coeficiente y el voto con QR todavía no están disponibles.
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Antes: un QR por unidad
La administración carga las unidades con su coeficiente y el nombre del propietario. Si el propietario no puede ir, su QR pasa al apoderado. La administración verifica el poder y deja constancia.
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Al entrar: el quórum se arma solo
Cada escaneo registra una unidad presente. La administración ve en vivo cuántas unidades han llegado y cuánto suman sus coeficientes, sin planillas ni calculadoras.
Adelante, apartamento 502.
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Se abre una decisión: el mismo QR vota
El administrador abre la votación, por ejemplo aprobar el presupuesto. El propietario muestra su QR y elige su opción. La unidad vota una sola vez por decisión, y el voto queda ligado a su coeficiente.
Voto recibido. Apartamento 502.
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Votar dos veces o sin haber entrado no pasa
fluye comprueba que la unidad ingresó al salón y que no ha votado esa decisión. Si falla una de las dos, explica la razón con la hora.
El apartamento 502 ya votó esta decisión a las 9:14 a. m.
El apartamento 502 no ha ingresado al salón.
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El conteo y la constancia
Al cerrar la votación, el resultado sale por unidad y por coeficiente. Al terminar, el listado de asistentes con su coeficiente y el resultado de cada decisión queda registrado para anexar al acta. La validez de la asamblea y del acta sigue siendo de la administración, el consejo y la Ley 675 de 2001.